Wir bekennen uns zum Schutz der uns anvertrauten personenbezogenen Daten. Nachstehend erhalten Sie detaillierte Informationen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bei VAMED verarbeiten.

⇒ Informationsblatt personenbezogene Datenverarbeitung beim Besuch der Website

⇒ Informationsblatt personenbezogene Datenverarbeitung VAMED-Dienstleistungen

⇒ Informationsblatt personenbezogene Datenverarbeitung VAMED-Vertrieb

⇒ Informationsblatt personenbezogene Datenverarbeitung Projektgeschäft VSB-BPS

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Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die personenbezogene Datenverarbeitung der VAMED Dienstleistungsgesellschaften (kurz: VAMED) im Zusammenhang mit der Beauftragung und Durchführung von Liefer-, Dienst- und Werkleistungen (Leistungen) geben. VAMED erhebt oder verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für den Beschaffungsvorgang oder die Vertragsdurchführung notwendig ist.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist die VAMED Gesellschaft, mit der Sie im Zusammenhang mit der Anbahnung, der Beauftragung und Durchführung von Leistungen in Kontakt stehen. Die Anlage zu diesem Informationsblatt enthält eine Übersicht der relevanten Gesellschaften mit Kontaktdaten.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

datenschutzbeauftragter@vamed.com

Zweck der Datenverarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Bestimmungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie nationaler Datenschutzvorschriften.

1. Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a DSGVO)
   Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

2. Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
   Wir unterliegen den gesetzlichen Anforderungen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, welche uns verpflichten, geschäftliche Kommunikationen und rechnungsrelevante Unterlagen ohne Ansehen auf die darin enthaltenen personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

3. Erfüllung von Vertragspflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)
   Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Erstellung von Verträgen, Angebote für Dienstleistungen) und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten sowie der Durchsetzung vertraglicher Rechte verarbeitet.

4. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
   Darüber hinaus kann es zur Wahrung berechtigter Interessen von VAMED bzw. deren Konzerngesellschaften unter Abwägung ihrer schutzwürdigen Interessen zulässig sein, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ein berechtigtes Interesse von VAMED liegt insbesondere dann vor, wenn Sie bzw. ihr Auftraggeber mit uns geschäftlich in Kontakt getreten sind, ein Angebot zur Leistungserbringung bei uns eingereicht oder durchgeführt haben bzw. Sie/ ihr Auftraggeber mit uns in Kontakt stehen, weil Sie/ er für VAMED tätig sind bzw. tätig werden möchte/n.

Datenkategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Vertragspartnern und den Betroffenen im Rahmen der Beschaffung und der Durchführung von Leistungen sowie der geschäftlichen Kommunikation erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von anderen Unternehmen und Personen erhalten haben und für weitere Geschäftsanbahnungen und Geschäftsbeziehungen nutzen. Wir verarbeiten außerdem personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Folgende Datenkategorien können dabei insbesondere verarbeitet werden:

• Personenstammdaten, z.B. Vor- und Nachnamen, Titel, Geburtsdatum, Auftrag-/. Arbeitgeber, Position/ Funktion/ Ansprechpartner
• Kommunikationsdaten, z.B. Anschrift, Rufnummern, E-Mail-Adresse, Faxnummer, Kommunikationsinhalte
• Informationen zum beruflichen Werdegang, z.B. Qualifikations-Dokumente, Lebenslauf
• Auftrags- und Vertragsdaten, z.B. Handelsregisterinformationen, Versicherungsnachweise, Informationen zur wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit (einschließlich Referenzen), Schrift­verkehr, wirtschaftliche Unterlagen (z.B. Bilanzen, Plan-, Gewinn- und Verlustrechnung), Vergütungsansprüche, Bankdaten, Abrechnungen und Abrechnungsnachweise, Bonitätsauskünfte, Daten zum Zahlungsverhalten, weitere Compliance-Daten sowie Daten bezüglich der Leistungserbringung und deren Qualität.

Im Fall der Nutzung einer Beschaffungssoftware können zudem verarbeitet werden:

• Logdaten, z.B. Login Historie, Änderungshistorie

Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

Ihre Daten werden beim Verantwortlichen und den in die Projektabwicklung involvierten Konzernunternehmen verwendet. Hierbei erhalten nur die Organisationsbereiche personenbezogene oder vertragliche Informationen, die diese zu ihrer Aufgabenwahrnehmung einschließlich der Beantwortung Ihrer Anfragen benötigen. Dies können neben den unmittelbar Projektbeteiligten die Organisationseinheiten für Recht, Finanzen & Controlling und IT sein.

Darüber hinaus können Ihre Daten an Kunden sowie zur Prüfung oder Auswertung im Rahmen einer Beschaffung an bspw. Referenzgeber, Rechtsanwälte, Sachverständige sowie an andere mit dem Projekt befasste Dritte (z.B. Subunternehmer, externe Dienstleister, Hersteller) übermittelt werden. Erforderlichenfalls müssen Daten an Behörden und öffentliche Stellen weitergegeben werden.

Weiterhin können zur Wahrnehmung der Aufgaben der VAMED Dritte zur Datenverarbeitung einsetzt werden. Die Einbindung Dritter findet insbesondere dann statt, wenn ein Dritter eine besondere Leistung zur Abwicklung geschäftlicher Prozesse erbringen kann. Es kann sich hierbei um die bloße Datenspeicherung, die Wartung von IT-Systemen oder auch die Bereitstellung von ganzen Softwareanwendungen (z.B. Beschaffungssoftware) handeln. Soweit notwendig werden alle Dritten vertraglich zur Wahrung von Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet, um Ihre Betroffenenrechte ausreichend zu schützen.

Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden von VAMED solange gespeichert, wie es für die Erfüllung gesetzlicher oder geschäftlicher Zwecke erforderlich ist und sodann gelöscht. Insbesondere werden personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt, in der Ansprüche gegen VAMED geltend gemacht werden können oder andere gesetzliche oder vertragliche Vorgaben die Speicherung gebieten bzw. nötig machen.

Insbesondere die nachfolgenden Kriterien sind für die Festlegung der Speicherdauer relevant:

• Laufende Vertragsausführung inklusive Mängelbeseitigung
• Einschlägige Verjährungsfristen
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handels- und Steuerrecht)

VAMED hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten vor Verlust, zufälliger Zerstörung, unbefugter Veränderung sowie unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen werden durch VAMED fortlaufend geprüft und bei Bedarf verbessert, um jederzeit ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten zu können.

Betroffenenrechte

Sie haben als Betroffener gem. Art.13 Abs. 2 b)-d) DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten oder die verantwortliche Stelle. Darüber hinaus steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen zu, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle eines berechtigten Widerspruchs dann nicht mehr. Wenn Sie Ihre Rechte durch die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer persönlichen Daten verletzt sehen, können Sie Ihre Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.

Eine erteilte Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a) DSGVO) kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Im Falle des Widerrufs wird VAMED die sachdienlichen Erklärungen abgeben und Handlungen vornehmen, die für die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sind, sofern die Verarbeitung nicht auf anderer Rechtsgrundlage durchgeführt werden kann.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für Beschaffungsvorgänge ist grundsätzlich nicht ver­pflichtend. Soweit die von VAMED angeforderten Informationen, die zum Vertragsschluss, der Ver­tragsdurchführung oder der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind, nicht mitgeteilt werden, müssen Sie damit rechnen, dass kein Vertragsschluss möglich ist bzw. die Vertragsbeziehung beendet wird oder andere angemessene Maßnahmen ergriffen werden.

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren Rechten und Pflichten als Betroffener haben, können Sie sich gern an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

datenschutzbeauftragter@vamed.com

Anlage

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

• VAMED VSB-Medizintechnik Mitte GmbH. Nordhäuser Straße 74, 99089 Erfurt
• VAMED VSB-Medizintechnik Süd-West GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin
• VAMED VSB-Medizintechnik Nord-Ost GmbH, Schwanebecker Chaussee 50, 13125 Berlin
• VAMED VSB-Betriebstechnik Süd-West GmbH, Lutherplatz 40, 47805 Krefeld
• VAMED VSB-Betriebstechnik Mitte-Ost GmbH, Strümpellstraße 39, 4289 Leipzig
• VAMED VSB-Betriebstechnik Nord GmbH, Wittgensteiner Platz 1,19067 Leezen
• VAMED VSB-Sterilgutversorgung West GmbH, Heusnerstraße 40, 42283 Wuppertal
• VAMED VSB-Sterilgutversorgung GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin
• VAMED VSB-Technik GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin
• VAMED Technical Services Deutschland GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin

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Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Zuge unserer Vertriebsaktivitäten bei uns umgehen.

1. WER IST VERANTWORTLICHER FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN?

Das CRM-System wird von der VAMED Deutschland Holding GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin betrieben, kann jedoch von folgenden weiteren Gesellschaften der VAMED-Gruppe genutzt werden:

• VAMED Technical Services Deutschland GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin
• VAMED Health Project GmbH, Am Bahnhof Westend 9-11, 14059 Berlin
• HERMED Technische Beratungs GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 67292 Kirchheimbolanden
• TEMAMED Medizintechnische Dienstleistungs GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 67292 Kirchheimbo-landen
• INSTRUCLEAN GmbH, Tenderweg 4, 45141 Essen.

Die oben genannten Gesellschaften sind gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche, die eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art 26 DSGVO abgeschlossen ha-ben. Sie werden nachstehend als „wir“ bezeichnet.

2. ZU WELCHEN ZWECKEN WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET?

Wir erfassen eigene oder zugekaufte Daten von Kunden oder potenziellen Interessenten zum Zwe-cke der Geschäftsanbahnung. Insbesondere nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen Informationen zum Leistungsspektrum der VAMED-Gruppe zu übermitteln, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen, personalisierte Angebote zu erstellen oder bereits bestehende Kundenverhältnisse zu pflegen.

Soweit wir von Ihnen eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Benachrichtigung über Angebote und Dienstleistungen von VAMED eingeholt habe, ist die Verarbeitung der Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 a) und Art. 7 DSGVO i.V.m § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG bzw. auf Grundlage der gesetzlichen Erlaubnis gem. § 7 Abs. 3 UWG zulässig. Soweit Sie in die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Verwendung der Hubspot-Trackingdienste eingewilligt haben, ist diese gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO rechtmäßig. Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Im Übrigen fußt die Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

3. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBEN WIR?

Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Für den vorstehenden Zweck erheben wir insbesondere folgende Daten:

• Stammdaten (z.B. Name, Vorname, Unternehmen, Adresse, Fachbereich)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontakthistorie)
• Inhaltsdaten (z.B. Kommunikationsinhalte, Texteingaben)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, geklickte Links, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
• Abgabe und Zeitpunkt der Einwilligung
• alle sonstigen personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise über Sie erhalten (z.B. Websites oder unternehmens- oder beschäftigungsorientierte soziale Netzwerke)

4. AN WEN ÜBERMITTELN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Erfüllung der oben angeführten Zwecke benötigen. Ihre Daten kön-nen auch auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO durch konzerninterne und/oder externe Stellen verarbeitet werden. Konzernintern erfolgt die Betreuung der IT-Services durch die VAMED Technical Services Deutschland GmbH.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten in der Regel nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Eine Ausnahme erfolgt im Rahmen der Nutzung von Hubspot gemäß Ziffer 6.

5. WIE LANGE WIR IHRE DATEN AUFBEWAHREN?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange diese für die unter Ziffer 2 genannten Verarbeitungszwecke oder zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche benötigt werden un-ter Berücksichtigung der gesetzlichen Speicher- und Löschfristen.

6. HUBSPOT

Wir verwenden den Dienst HubSpot für Marketing-Aktivitäten. HubSpot ist ein Software-Unternehmen aus den USA mit einer Niederlassung HubSpot Ireland Limited in HubSpot House, One Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland.

Diese integrierte Software-Lösung verwenden wir für unser eigenes Marketing, die Lead-Generierung und für Kundendienstzwecke. Hierzu zählen unter anderem das E-Mail-Marketing, Reporting, Kontaktmanagement wie die Nutzersegmentierung und CRM-System, Landing Pages und Kontaktformulare.

HubSpot verwendet Cookies, kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Analyse Ihres Umgangs mit von uns übermittelten Anhängen ermöglichen. Die erfassten Informationen (z.B. IP-Adresse, der geographische Standort, Art des Browsers, aufgerufene Seiten und Häufigkeit und Dauer des Besuchs einer Seite oder Ansicht einer Anlage) wertet HubSpot im Auftrag von uns aus, damit wir Reports über das mögliche Interesse an von uns übersandten Informationen generieren können.

Mittels HubSpot erfasste Informationen sowie die Inhalte unserer Website werden auf Servern der Service-Providern von HubSpot gespeichert. Da eine Übertragung personenbezogener Daten in die USA nicht auszuschließen ist, sind weitere Schutzmechanismen erforderlich, die das Datenschutzniveau der DSGVO sicherstellen. Um dies zu gewährleisten, haben wir mit dem Anbieter Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Diese verpflichten den Empfänger der Daten in den USA die Daten entsprechend dem Schutzniveau in Europa zu verarbeiten. In Fällen, in denen dies auch durch diese vertragliche Erweiterung nicht sichergestellt werden kann, bemühen wir uns um darüberhinausgehende Regelungen und Zusagen des Empfängers in den USA. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Hubspot finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

7. IHRE RECHTE

Sie haben als Betroffener gem. Art.13 Abs. 2 b)-d) DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten oder die verantwortliche Stelle. Darüber hinaus steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbei-tung zur Wahrung berechtigter Interessen zu, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle eines berechtigten Widerspruchs dann nicht mehr. Sie haben das Recht, sich an die Auf-sichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezoge-nen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Wenn Sie der Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten für den erhobenen Zweck nicht mehr verarbeiten, sofern die Verarbeitung nicht auf anderer Rechtsgrundlage durchgeführt werden kann.

8. KONTAKTDATEN UNSERES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren Rechten und Pflichten als Betroffener haben, können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

datenschutzbeauftragter@vamed.com

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Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die von der VAMED VSB-BPS GmbH (kurz: BPS) betriebene personenbezogene Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Beschaffung und Durchführung von Liefer-, Dienst-, Werk- und Bauleistungen geben. Die BPS erhebt oder verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für den Beschaffungsvorgang oder die Vertragsdurchführung notwendig ist.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

VAMED VSB-BPS GmbH
Am Bahnhof Westend 9-11
14059 Berlin
Tel.: 030 24 62 69 – 0

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

datenschutzbeauftragter@vamed.com

Zweck der Datenverarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Bestimmungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie nationaler Datenschutzvorschriften.

1. Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a) DSGVO)
   Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

2. Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
   Wir unterliegen den gesetzlichen Anforderungen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, welche uns verpflichten, geschäftliche Kommunikationen und rechnungsrelevante Unterlagen ohne Ansehen auf die darin enthaltenen personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ferner sind wir verpflichtet, Auskünfte an Behörden in Bezug auf die Einhaltung der Verpflichtungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz, dem Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie nach SGB IV und SGB VII zu geben.

3. Erfüllung von Vertragspflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)
   Soweit Sie von uns einen Auftrag zur Erbringung von Liefer-, Dienst-, Werk- bzw. Bauleistungen erhalten, verarbeiten wir alle von Ihnen erhaltenen Daten, welche im Zusammenhang mit der Ver­tragsanbahnung und Vertragsdurchführung erforderlich sind, um alle Rechte und Pflichten aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis erfüllen bzw. durchsetzen zu können.

4. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
   Darüber hinaus kann es zur Wahrung berechtigter Interessen der BPS bzw. deren Konzerngesell­schaften unter Abwägung ihrer schutzwürdigen Interessen zulässig sein, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ein berechtigtes Interesse der BPS liegt insbesondere dann vor, wenn Sie bzw. ihr Auftraggeber mit uns geschäftlich in Kontakt getreten sind, ein Angebot zur Leistungserbringung bei uns eingereicht oder durchgeführt haben bzw. Sie/ ihr Arbeitgeber mit uns in Kontakt stehen, weil Sie/ er für BPS tätig sind bzw. tätig werden möchte/n.

Zur Dokumentation des Baufortschrittes ist es erforderlich, dass Bildmaterial für das betreffende Bauvorhaben angefertigt wird. Die fototechnische Bilddokumentation dient ausschließlich unserer Verpflichtung zur Nachweisführung. Eine nachhaltige und zweifelsfreie Baustellendokumentation ist ohne Bildaufzeichnungen nicht möglich.

Die Minimierung von Haftungsrisiken erfordert die Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz, dem Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsge­setz sowie nach SGB IV und SGB VII. Die diesbezügliche Datenübermittlung dient auch der Durch­setzung ihrer Ansprüche und steht daher im Einklang mit ihren Grundfreiheiten und Interessen.

Datenkategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Vertragspartnern und den Betroffenen im Rahmen der Beschaffung und der Durchführung von Liefer-, Dienst-, Werk- oder Bauleistungen erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von anderen Unternehmen und Personen erhalten haben und für weitere Geschäftsanbahnungen und Geschäftsbeziehungen nutzen. Wir verarbeiten außerdem personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Folgende Datenkategorien können dabei insbesondere verarbeitet werden:

• Personenstammdaten, z.B. Vor- und Nachnamen, Titel, Position, Auftrag-/ Arbeitgeber, Funktion, Geburtsdatum, Qualifikations-Dokumente, Lebenslauf
• Kontaktdaten, Kommunikationsdaten und -inhalte.
• Angaben zur Erfüllung der Anforderungen aus Arbeitnehmerentsendegesetz, Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie nach SGB IV und SGB VII, z.B. Liste der auf der Baustelle zum Einsatz kommenden Arbeitskräfte, Mitarbeitererklärungen zu Mindest- und Tariflohn, Anwesenheiten der Mitarbeiter, Sozialversicherungsauskünfte, Sozialkassenauskünfte, Berufsge­nossenschaftsauskünfte, Krankenkasse, Krankenkassenbeitragsnummer, Betriebsnummer.
• Auftrags- und Vertragsdaten, z.B. Handelsregisterinformationen, Versicherungsnachweise, Informationen zur wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit (einschließlich Referenzen), Schrift­verkehr, wirtschaftliche Unterlagen (z.B. Bilanzen, Plan-, Gewinn- und Verlustrechnung), Vergütungsansprüche, Bankdaten, Abrechnungen und Abrechnungsnachweise, Bonitätsauskünfte, Daten zum Zahlungsverhalten sowie weitere Compliance-Daten.
• Projektmanagement-Daten, z.B. Angaben in der Projektbeteiligtenliste (Vor- und Nachname, Rolle im Projekt, Kontaktdaten), Nutzungsdaten zur Verfügung gestellter Software (IP-Adresse, Logdaten, Benutzeraktivitäten), ggf. Standortinformationen aufgrund von Fotos.
• Bilddokumentation von Bauvorhaben: Zur Dokumentation des Baufortschrittes ist es erforderlich, dass Bildmaterial (keine Videoaufzeichnungen) für das betreffende Bauvorhaben angefertigt und gespeichert wird. Die Bilddokumentation dient ausschließlich unserer Verpflichtung zur Nachweisführung. Eine nachhaltige und zweifelsfreie Baustellendokumentation ist ohne Bildaufzeichnungen nicht möglich. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass durch die (automatisierte) Bilddokumentation auch Mitarbeiter/innen, Fahrzeuge von Fremdunternehmern etc. die im Rahmen des Bauvertrages auf der betreffenden Baustelle eingesetzt werden, in identifizierbarer Weise durch die Bilddokumentation erfasst werden.

Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

Ihre Daten werden innerhalb der BPS und der in die Projektabwicklung involvierten Konzernunter­nehmen verwendet. Hierbei erhalten nur die Organisationsbereiche personenbezogene oder vertragliche Informationen, die diese zu ihrer Aufgabenwahrnehmung einschließlich der Beantwortung Ihrer Anfragen benötigen. Dies können neben den unmittelbar Projektbeteiligten die Organisationseinheiten für Recht, Finanzen & Controlling und IT sein.

Darüber hinaus können Ihre Daten an den Kunden sowie zur Prüfung oder Auswertung im Rahmen einer Beschaffung an bspw. Referenzgeber, Rechtsanwälte, Projektsteuerer, Architekten oder Ingenieurbüros, Sachverständige sowie an andere mit dem Projekt befasste Dritte (z.B. Subunternehmer, externe Dienstleister) übermittelt werden. Erforderlichenfalls müssen Daten an Behörden und öffentliche Stellen weitergegeben werden.

Weiterhin können zur Wahrnehmung der Aufgaben der BPS Dritte zur Datenverarbeitung einsetzt werden. Die Einbindung Dritter findet insbesondere dann statt, wenn ein Dritter eine besondere Leistung zur Abwicklung geschäftlicher Prozesse erbringen kann. Es kann sich hierbei um die bloße Datenspeicherung, die Wartung von IT-Systemen oder auch die Bereitstellung von ganzen Softwareanwendungen handeln. Soweit notwendig werden alle Dritten vertraglich zur Wahrung von Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet, um Ihre Betroffenenrechte ausreichend zu schützen.

Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden von der BPS solange gespeichert, wie es für die Erfüllung gesetzlicher oder geschäftlicher Zwecke erforderlich ist und sodann gelöscht. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen die BPS geltend gemacht werden können oder andere gesetzliche oder vertragliche Vorgaben die Speicherung gebieten bzw. nötig machen.

Insbesondere die nachfolgenden Kriterien sind für die Festlegung der Speicherdauer relevant:

• Laufende Bauausführung inklusive Mängelbeseitigung
• Einschlägige Verjährungsfristen
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handels- und Steuerrecht)

Die BPS hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten von Nutzern vor Verlust, zufälliger Zerstörung, unbefugter Veränderung sowie unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen werden durch die BPS fortlaufend geprüft und bei Bedarf verbessert, um jederzeit ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten zu können.

Betroffenenrechte

Sie können jederzeit und ohne Angabe von Gründen kostenfrei Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten von der BPS erhalten. Ebenso können Sie Sperrung, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten soweit gesetzlich zulässig verlangen. Weiterhin steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit oder Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen zu. Zudem haben Sie das Recht mit Wirkung für die Zukunft der Möglichkeit der Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit eine berechtigte Datenverarbeitung nach Art. 6f DSGVO aufgrund einer besonderen Situation Ihrerseits dies erfordert. Haben Sie der Datenverarbeitung oder Datennutzung berechtigt widersprochen, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Ist eine Datenlöschung wegen gesetzlicher oder anderweitiger Aufbewahrungsvorschriften nicht möglich, werden die personenbezogenen Daten gesperrt. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Eine erteilte Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a) DS- GVO) kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Im Falle des Widerrufs wird BPS die sachdienlichen Erklärungen abgeben und Handlungen vornehmen, die für die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sind, sofern die Verarbeitung nicht auf anderer Rechtsgrundlage durchgeführt werden kann.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für Beschaffungsvorgänge ist grundsätzlich nicht ver­pflichtend. Soweit die von der BPS angeforderten Informationen, die zum Vertragsschluss, der Ver­tragsdurchführung oder der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind, nicht mitgeteilt werden, müssen Sie damit rechnen, dass kein Vertragsschluss möglich ist bzw. die Vertragsbeziehung beendet wird oder andere angemessene Maßnahmen ergriffen werden (z.B. Einbehalte zur Absicherung gegen eine Durchgriffshaftung, Abführung von Bauabzugssteuer an das Finanzamt bei Nichtvorliegen einer Freistellungsbescheinigung unter Abzug von der Rechnung).

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren Rechten und Pflichten als Betroffener haben, können Sie sich gern an unseren Datenschutzbeauftragten wenden

datenschutzbeauftragter@vamed.com

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